7 Grundregeln, um Missverständnisse im Außenhandel zu Vermeiden

Mit das größte Risiko im internationalen Handel sind Missverständnisse und Sprachbarrieren. Es gibt aber ein paar einfache Grundregeln mit denen Sie kulturelle und sprachliche Unterschiede überwinden und über die Grenzen hinaus erfolgreiche Geschäftsbeziehungen entwickeln.

1. Arbeiten Sie mit Bildern

Einfache Symbole für richtig und falsch

Benutzen Sie deswegen, wann immer möglich, einfache Bilder, Symbole oder Skizzen, um sich verständlich zu machen. Machen Sie zudem Vergleichszeichnungen für richtig und falsch. Ist es wichtig, dass der Stift gerade in das Bauteil eingesetzt wird und nicht schief, dann veranschaulichen Sie dies mit einer einfachen vergleichenden Zeichnung: Eine Zeichnung wie es sein soll (Stift gerade) und eine, mit rot durchgestrichene, Zeichnung wie es nicht sein soll (Stift schief). Soll das Produkt oben grün und unten rot lackiert werden, so machen Sie auch hier entsprechende Zeichnungen für richtig (oben grün, unten rot) und am besten mehrere, rot durchgestrichene, für falsch (oben rot und unten grün; ganz rot; ganz grün). Verdeutlichen Sie auf die gleiche Weise mit Bildern und Symbolen, wofür Ihr Produkt verwendet werden kann und wofür nicht.

2. Fragen Sie konkret und regelmäßig nach

Fragen

Fragen Sie Ihre Kunden genau, wofür Ihr Produkt verwendet werden soll. Auf diese Weise können Sie Ihr Produkt entsprechend anpassen, falsche Erwartungen sofort ausräumen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Zulieferer insbesondere bei langen Projekten regelmäßig nach dem Stand. Auf schwammige Fragen werden Sie dabei jedoch auch schwammige Antworten erhalten. Ein einfaches „Läufst?“ oder „Gibst Probleme?“ wird man Ihnen mit vermutlich mit einem genauso schwammigen „Ja, läuft.“ bzw. „Probleme? Bei uns? Nein!“ beantworten. Deswegen bleiben Sie immer freundlich interessiert, aber konkret und fordern Sie eindeutige Antworten ein. Stellen Sie zielgerichtete Fragen. Zum Beispiel: „Wie weit sind Sie mit Baugruppe B?“, „Wie wurde XY montiert?“, „Warum wurde bei Schritt C nicht mehr weitergearbeitet?“ 

3. Suchen Sie den persönlichen Kontakt

Persönlicher Kontakt

Versuchen Sie einen persönlichen Kontakt herzustellen. So wissen beide Seiten mit wem Sie es zu tun haben. Gerade der direkte persönliche Kontakt schafft eine Vertrauensbasis, denn Sie können, im Gegensatz zum schriftlichen Kontakt, sofort die Stimmung ihres Gegenübers erkennen und umgekehrt.

4. Nutzen Sie Muster und Prototypen

Verschicken Sie selbst Muster und Prototypen oder fordern Sie selbige an. So vermeiden nachträgliche Enttäuschungen und Ärger. Selbst wenn es sich nur um eine simple Unterlegscheibe handelt, lassen Sie sich ein Muster schicken, damit eine Falschlieferung nicht den ganzen Betrieb zum Erliegen bringt.

5. Schützen Sie Ihr Eigentum

Produktpiraterie

Geben Sie nur so viele Informationen heraus wie unbedingt notwendig und überprüfen Sie Ihre Geschäftspartner. Existiert die Firma überhaupt? Ist sie seriös? Verfügt sie über die nötigen Kompetenzen? Setzten Sie von Anfang an klare Grenzen und ziehen Sie notfalls die Reißleine. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die IT-Sicherheit. Öffnen Sie niemals Dateien und Datenträger auf Computer und Mobiltelefonen, von denen auf sensible Daten zugegriffen werden könnte.

6. Klären sie vorab den Ablauf

Wichtige Fragen zum Ablauf

Ganz wichtig ist es, sich vorab mit den Geschäftspartnern über den Ablauf zu einigen. Klären Sie im Voraus, wie die Bezahlung vonstattengehen soll, wer Ihr Ansprechpartner ist und wie der zeitliche Ablauf ist. Halten Sie zudem fest, wer die Ware wann, wo und wie in Empfang nimmt und welche Formalitäten von Ihnen und welche von Ihrem Geschäftspartner zu erledigen sind.

7. Halten Sie nie etwas für selbstverständlich

Was für sie selbstverständlich ist, muss für Ihre Geschäftspartner nicht ebenso gelten und umgekehrt. Das ist umso mehr der Fall, je stärker die kulturellen Unterschiede sind. So ist es zum Beispiel in einigen Ländern absolut unüblich, dass der Auftragnehmer selbständig fehlende Informationen beim Auftraggeber erfragt. Hat Ihr Auftragnehmer beispielsweise den Bauplan nicht erhalten, dann kann es je nach Land passieren, dass Ihr Auftragnehmer, anstatt Sie über das Fehlen zu informieren, entweder nichts macht,  improvisiert oder eben etwas ganz anderes für Sie macht. Dies ist eines der häufigsten Missverständnisse vor allem im asiatischen Raum.


Die Wahrscheinlichkeit, dass es zu Missverständnissen und Problemen kommt, ist je nach Land sehr unterschiedlich. Anhand volkswirtschaftlicher Daten lässt sich ermitteln, bei welchen Ländern die Kosten und Risiken hoch oder niedrig sind. Durch die gezielte Auswahl Ihrer Geschäftspartner aus Ländern bei denen der Geschäftsablauf in der Regel unproblematisch verläuft und die Kosten niedrig sind, können Sie Ihr unternehmerisches Risiko auf ein Mindestmaß reduzieren. Hätten Sie zum Beispiel gewusst, dass es zwischen Deutschland und Österreich häufiger zu Schwierigkeiten kommt als zwischen Deutschland und den Niederlanden?

 

Lassen Sie sich beraten.